SOP ABSENSI POLBAN

STANDART OPERATING PROSEDUR

SISTEM ABSENSI ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

DFD LEVEL 0

DFD LEVEL 1

DFD LEVEL 2

 

 

ENTITY RELATION DATA

TABEL

 

1. PROSEDUR PENYEDIAAN FORM ABSENSI PADA LOKER :

1. Petugas yang berwenang dalam hal ini yaitu BAK AN.
2. Formulir Absensi serta berita acara absensi disediakan dalam loker setiap hari dan diambil pada sore harinya.
3. Formulir Absensi dan berita acara yang telah terisi akan direkap ke dalam computer dan dikirim ke BAK Polban lewat Internet.

2. PROSEDUR PENGAMBILAN ABSENSI :

1. Absensi kelas dan berita acara berada dalam Loker Kelas
2. Di isi oleh setiap Dosen Pengajar pada mata kuliah yang berbeda.
3. Setiap absen harus disertai tanda tangan pengajar.
4. Absensi dan berita acara harus di isi : tanggal, hari, bulan dan tahun.
5. Absensi dan berita acara harus diambil dari loker setiap jam pertama dimulai.
6. Yang boleh mengambil absensi beserta berita acara dari Loker hanya Satgas Administrasi Niaga.

3. PROSEDUR PENGEMBALIAN ABSENSI DALAM  LOKER :

1. Semua Absensi dan berita acara telah di isi oleh Dosen Pengajar.
2. Pengembalian absensi setelah jam pelajaran berakhir.
3. Kertas Absensi beserta berita acara harus dalam keadaan bersih dan utuh tanpa adanya coretan.
4. Pemgembalian Absens dan berita acara ke dalam Loker adalah Satgas Administrasi Niaga.

4. PROSEDUR REVISI ABSENSI JIKA ADA KESALAHAN :

1. Absensi yang terjadi kesalahan direvisi pada akhir bulan.
2. Revisi yang berkuasa untuk membetulkan adalah Petugas yang berwenang.
3. Crosscek Absensi dilakukan antara BAK Administrasi Niaga dengan PD I.
4. Jika Revisi telah selesai maka harus ada Tanda Tangan PD I dan stempel Polban, maka Surat Revisi itu telah sah.

5. PROSEDUR PENERBITAN SURAT PERINGATAN :

1. SURAT PERINGATAN I :   Tidak masuk perkuliahan tanpa keterangan lebih dari 10 jam.
2. SURAT PERINGATAN II :  Tidak masuk perkuliahan tanpa keterangan lebih dari 20 jam.
3. SURAT PERINGATAN III :   Tidak masuk perkuliahan tanpa keterangan lebih dari 30 jam.

6. KETIDAKHADIRAN DAN SANKSINYA.

1. Mahasiswa diizinkan tidak hadir di kelas hanya dengan alasan sakit, mendapat kecelakaan atau disebabkan keperluan penting sesuai dengan peraturan yang berlaku.
2. Izin untuk tidak hadir selama sehari atau kurang harus didapat dari wali kelas atau yang ditunjuk untuk menanganinya.
3. Bila Mahasiswa tidak akan hadir lebih dari satu hari, mahasiswa harus meminta izizn kepada Ketua Program Studi secara tertulis, sekurang kurangnya 24 jam sebelumnya. Permohonan izin dibubuhi tanda tangan persetujuan terlebih dahulu dari Wali Kelas atau yang ditunjuk untuk menanganinya.
4. Bila Mahasiswa tidak hadir karena hal hal yang tidak terduga/mendadak , maka dalam waktu 3 hari, Ketua Jurusan atau petugas yang ditunjuk untuk menanganinya harus sudah menerima pemberitahuan tertulis. Pada saat hadir kembali maka Mahasiswa tersebut diharuskan membawa surat dari orang tua atau walinya yang menyatakan alasan ketidakhadirannya tersebut.
5. Bila Mahasiswa tidak dapat hadir karena alasan sakit atau kecelakaan maka mahasiswa harus mengirimkan surat keterangan dokter selambat lambatnya 3 hari sejak ketidakhadirannya. Politeknik dapat menunjuk dokter untuk memberikan ketepatan dalam penilaian akan ketidakhadiran karena sakit atau kecelakaan tersebut.
6. Ketua Jurusan atau petugas yang ditunjuk berhak menentukan apakah izin tidak hadir diterima atau tidak.
7. Ketidakhadiran tanpa izin dan/atau keterlambatan akan dikenai sanksi peringatan lisan maupun tertulis dengan kompensasi berikut :

Keterlambatan / meninggalkan pelajaran sebelum waktunya:	Sanksi
5 menit s/d 2 jam pelajaran Lebih dari 2 jam pelajaran 1 hari( selalu dihitung 7 jam pelajaran )	Tidak hadir tanpa izin dikenai Hukuman kompensasi 5 kalinya Dianggap tidak hadir tanpa izin Selama 1 hari dan dikenakan Kompensasi 2 kalinya.

1. Kompensasi tidak dapat digantikan dengan uang atau barang.
2. Kompensasi harus dilaksanakan pada akhir semester terkait.
3. Mahasiswa yang tidak melaksanakan kompensasi akan dikenakan sanksi berupa penangguhan nilai oleh program studi.
4. Waktu tidak hadir akan dijumlahkan pada tiap semester. Peringatan tertulis akan dikirimkan kepada mahasiswa dan orang tua / walinya dengan ketentuan sebagai berikut:

Tidak hadir tanpa izin 10 jam Tidak hadir tanpa izin 20 jam Tidak hadir tanpa izin 30 jam Tidak hadir tanpa izin 38 jam

Surat Peringatan I Surat Peringatan II Surat Peringatan III Surat Pemberhentian/dikeluarkan Dari Politeknik.

1. Bila jumlah ketidakhadiran dengan dan tanpa izin melebihi 152 jam ( 4 minggu ) dalam satu semester, dengan ketentuan jumlah ketidakhadiran tanpa izin kurang dari 38 jam, maksimal mahasiswa akan dinyatakan lulus percobaan.
2. Bila jumlah ketidakhadiran dengan tanpa izin melebihi 76 jam  ( 2 minggu ) berturut turut karena sesuatu hal mahasiswa tidak dapat mengikuti pendidikan, mahasiswa tersebut dapat diberi cuti akademik maksimum selama 2 (dua ) semester dengan mengajukan permohonan kepada Direktur, bila disertai dengan alasan yang jelas melalui bukti bukti auntentik yang dapat diterima ( misalnya sakit ).

Contoh Form Absensi

 

Contoh Form Berita Acara