PROPOSAL PEMBUATAN SIM ABSENSI DI ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

PROPOSAL PEMBUATAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ABSENSI DI ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

 

BAB I

PENDAHULUAN

TAHAP PERENCANAAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu Instansi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur, fleksibel.

Bahkan dewasa ini perkembangan Teknologi Informasi mulai mendapat sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis maupun pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah dalam dunia pendidikan karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif. Untuk mendukung kegiatan perkuliahan peranan BAK Administrasi Niaga dalam Absensi sangat dirasakan oleh civitas akademika terutama di jurusan terkait.

Jurusan Administrasi Niaga memiliki sumber daya yang memungkinkan untuk dibuatnya suatu Sistem Informasi Manajemen mengenai Absensi, namun sumber daya tersebut kami rasa belum bekerja secara maksimal. Ini dikarenakan kurangnya menguasai ilmu dan teknologi tentang pengoperasian alat-alat komputer, peranan informasi saat ini semakin dibutuhkan dalam menunjang untuk mencapai suatu tujuan tertentu,

sejalan dengan perkembangan jaman dan teknologi komputer yang semakin berkembang baik perangkat keras maupun perkembangan perangkat lunak maka selayaknya sebuah instansi / perusahaan dapat memanfaatkan kemajuan teknologi di bidang teknologi informasi dengan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen yang menunjang dalam pengambilan sebuah keputusan yang mengarah pada perkembangan dan kemajuan instansi / perusahaan dalam persaingan global yang tidak dapat terhindarkan lagi.

Untuk mengelola data yang demikian besar maka dibutuhkan sebuah system informasi dalam pengelolaan data untuk mengetahui seberapa aktifnya seorang mahasiswa dalam mengikuti masa perkuliahan yang berguna dalam menunjang kelancaran belajar-mengajar yang telah ditentukan oleh Politeknik Negeri Bandung dan sangat berguna sekali dalam pengambilan keputusan selanjutnya.

 

1.2. Identifikasi Masalah

Sistem Absensi Jurusan Administrasi Niaga dalam hal ini adalah BAK Administrasi Niaga telah melakukan pelayanan terhadap kebutuhan informasi yang menunjang kegiatan perkuliahan, baik untuk mahasiswa maupun untuk staf terutama staf pengajar. Adapun hal-hal yang telah dilakukan oleh BAK Jurusan Administrasi Niaga dalam system absensi adalah sebagai berikut:

1. Merekap dan membuat laporan tentang seberapa jauh mahasiswa dalam mengikuti perkuliahan.
2. Staf BAK pusat dapat mengambil keputusan untuk mengeluarkan Surat Peringatan bagi mahasiswa yang tidak pernah mengikuti perkuliahan kurang lebih 10 jam.
3. Dengan adanya system ini maka dengan sendirinya pihak Polban akan merasa lebih diringankan dalam mendeteksi seberapa aktifnya seorang mahasiswa mengikuti perkuliahan.
4. Data absensi yang telah direkap dan dikirim ke BAK Pusat bisa menjadi acuan dalam menjalani semester selanjutnya dan dalam mengikuti ujian.
5. Menjadikan bagi mahasiswa untuk tidak masuk kuliah seenaknya sendiri.

Dengan demikian masalah-masalah yang masih ada adalah:

1. Tidak atau kurangnya tenaga ahli dalam pengoperasian alat-alat komputer demi kelangsungan berjalannya system absensi di Administrasi Niaga.
2. Tenaga yang sekarang ada menurut kami masih kurang bisa menguasai dan mengoperasikan serta memasukkan data yang lebih tepat ke dalam komputer.
3. Sistem yang sekarang ada kami rasa masih belum interktif.

1.3 . Batasan Masalah

1. Sistem Informasi Manajemen Absensi dibangun berdasarkan pengelolaan peralatan yang dibutuhkan oleh BAK Administrasi Niaga sesuai kebutuhannya.
2. Sistem informasi sebatas untuk penyampaian ketersediaan peralatan dalam menunjang jalannya absensi di Administrasi Niaga.

1.4. Tujuan

Dalam proposal ini akan dibahas “ Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Data Absensi pada Politeknik Negeri Bandung “, dimana tujuan penulisan ini adalah untuk memberikan kemudahan dalam pengelolaan data absensi mahasiswa khususnya mahasiswa jurusan Administrasi Niaga atau mengenai ijin yang dikarenakan sakit ataupun dikarenakan hal lain.

Sehingga dengan adanya system pengelolaan data absensi ini dapat diharapkan dapat mengetahui seberapa aktifnya mahasiswa dalam mengikuti masa-masa perkuliahan yang telah ditentukan oleh Politeknik Negeri Bandung dimana dia menuntut ilmu.

Sistem Informasi Manajemen pada bidang absensi dirancang sebagai alat penunjang berupa software untuk menunjang seluruh kegiatan perguruan tinggi yang mempunyai tujuan sebagai berikut :

1. Adanya database yang terpusat dan terintegrasi.
2. Tersedianya Informasi untuk mendukung perencanaan dan pengambilan keputusan.
3. Tersedianya layanan informasi bagi komunitas kampus seperti mahasiswa, dosen, staf tata usaha, pimpinan, alumni.
4. Sebagai salah satu pilar pembangunan perguruan tinggi berbasiskan Teknologi Informasi
5. Memberikan Nilai Tambah (Added Value) bagi Politeknik Negeri Bandung, khususnya Jurusan Administrasi Niaga.

1.5. Ruang Lingkup

Dalam proposal ini ruang lingkup yang akan diambil adalah pada data absensi mahasiswa yang terdapat pada Program Studi Administrasi Niaga di Politeknik Negeri Bandung sampai pada tingkat pelaporan data absensi mahasiswa.

1.6. Metodologi

Dalam proposal ini dilakukan pengumpulan data-data dengan cara :

a. Riset pustaka.

Pengumpulan data yang diperoleh dari buku-buku serta formulir yang didapat dari petugas absensi / BAK Administrasi Niaga yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang dibahas.

b. Riset lapangan.

Mengadakan pengamatan langsung dan mengadakan wawancara dengan staf BAK Administrasi Niaga yang ada di Politeknik Negeri Bandung.

 

BAB II

TAHAP ANALISIS

Jurusan Administrasi Niaga mempunyai empat program studi, yaitu Program Administrasi Bisnis, Manajemen Pemasaran, Usaha Perjalanan Wisata, dan Manajemen Aset. Kebutuhan BAK akan informasi data absensi saat ini sangat penting mengingat banyaknya mahasiswa yang membutuhkan informasi yang jelas dan cepat. Program studi, mahasiswa dan fasilitas serta staf yang dimiliki oleh Jurusan Administrasi Niaga merupakan kekuatan yang dimiliki oleh Jurusan Administrasi dalam mengembangkan sistem informasi manajemen data absensi. Kekuatan tersebut dapat dikembangkan untuk mendukung segala kegiatan yang berhubungan dengan segala kebutuhan yang mendukung system ini.

Kelemahan sistem pengumpulan data absensi terletak pada staf pengelolaannya yaitu dalam hal ini ialah operator yang memasukkan data dan pengiriman data sampai pada level yang di atasnya. Di dalam BAK Administrasi Niaga ini hanya ada satu staf yang menjalakannya, walaupun peralatannya sudah memadainya. Dilihat dari segi tersebut perlu peningkatan dalam hal kriteria dari Sumber Daya, walaupun komputer yang terpasang di staf BAK Administrasi Niaga sudah terhubung dengan internet.

Selain itu perlu dibuat prosedur-prosedur dari setiap kegiatan dengan mengacu pada Quality Assurance.

Jadi untuk program kedepannya mungkin dari pihak Politeknik Negeri Bandung perlu adanya perbaikan dalam SDM-nya, yaitu dengan perekrutan SDM baru yang lebih berkualitas maupun dengan adanya pelatihan bagi operator yang telah ada untuk menjadi lebih baik dan lebih dapat menggunakan peralatan semaksimal mungkin.

 

BAB III

TAHAP PERANCANGAN

3.1. Perancangan Instruksi Kerja Absensi.

Dalam Tahap Perancangan Instruksi Kerja BAK Administrasi Niaga dibuatkan prosedur-prosedur yang berhubungan dengan absensi jurusan sebagai berikut:

1. Tujuan

Memberikan petunjuk bagaimana cara membuat dan memasukkan data ke dalam komputer serta cara untuk menyediakan formulir dan berita acara sampai dengan mengirimkan ke level yang lebih atas dalam hal ini adalah BAK Pusat. .

2. Ruang Lingkup

Dosen dan Staf Jurusan Administrasi Niaga

3. Referensi/Rujukan/Acuan

Surat Edaran Jurusan Administrasi Niaga

4. Prosedur :

     a. Prosedur penyediaan form absensi pada loker :

1. Petugas yang berwenang dalam hal ini yaitu BAK AN.
2. Formulir Absensi dan berita acara disediakan dalam loker setiap hari dan diambil pada sore harinya.
3. Formulir Absensi dan berita acara yang telah terisi akan direkap ke dalam computer dan kirim ke BAK Polban lewat Internet.

     b. Prosedur pengambilan absensi di dalam loker :

1. Absensi kelas berada dalam Loker Kelas masing masing.
2. Di isi oleh setiap Dosen Pengajar pada mata kuliah yang berbeda.
3. Setiap absen harus disertai tanda tangan pengajar.
4. Absensi harus di isi : tanggal, hari, bulan dan tahun.
5. Absensi harus diambil dari loker setiap jam pertama dimulai.
6. Yang boleh mengambil absensi dari Loker hanya Satgas Administrasi Niaga.

     c. Prosedur pengembalian absensi dalam loker :

1. Semua Absensi telah di isi oleh Dosen Pengajar.
2. Pengembalian absensi setelah jam pelajaran berakhir.
3. Kertas Absensi harus dalam keadaan bersih dan utuh tanpa adanya coretan.
4. Pengembalian Absensi ke dalam Loker adalah Satgas Administrasi Niaga.

       d. Prosedur revisi absensi jika ada kesalahan :

1. Absensi yang terjadi kesalahan direvisi pada akhir bulan.
2. Revisi yang berkuasa untuk membetulkan adalah Petugas yang berwenang.
3. Crosscek Absensi dilakukan antara BAK Administrasi Niaga dengan PD I.
4. Jika Revisi telah selesai maka harus ada Tanda Tangan PD I dan stempel Polban, maka Surat Revisi itu telah sah.

       e. Prosedur penerbitan surat peringatan :

                 · Surat Peringatan I :

                     Tidak masuk  tanpa keterangan lebih dari 10 jam.

                 · Surat Peringatan II :

                     Tidak masuk  tanpa keterangan lebih dari 20 jam.

                 · Surat Peringatan III :

                     Tidak masuk  tanpa keterangan lebih dari 30 jam.

        f. Ketidakhadiran dan sanksinya.

1. Mahasiswa diizinkan tidak hadir di kelas hanya dengan alasan sakit, mendapatkecelakaan atau disebabkan keperluan penting sesuai dengan peraturan yang berlaku.
2. Izin untuk tidak hadir selama sehari atau kurang harus didapat dari wali kelas atau yang ditunjuk untuk menanganinya.
3. Bila Mahasiswa tidak akan hadir lebih dari satu hari, mahasiswa harus meminta izizn kepada Ketua Program Studi secara tertulis, sekurang kurangnya 24 jam sebelumnya. Permohonan izin dibubuhi tanda tangan persetujuan terlebih dahulu dari Wali Kelas atau yang ditunjuk untuk menanganinya.
4. Bila Mahasiswa tidak hadir karena hal hal yang tidak terduga/mendadak , maka dalam waktu 3 hari, Ketua Jurusan atau petugas yang ditunjuk untuk menanganinya harus sudah menerima pemberitahuan tertulis. Pada saat hadir kembali maka Mahasiswa tersebut diharuskan membawa surat dari orang tua atau walinya yang menyatakan alasan ketidakhadirannya tersebut.
5. Bila Mahasiswa tidak dapat hadir karena alas an skit atau kecelakaan maka mahasiswa harus mengirimkan surat keterangan dokter selambat lambatnya 3 hari sejak ketidakhadirannya. Politeknik dapat menunjuk dokter untuk memberikan ketepatan dalam penilaian akan ketidkhadiran karena sakit atau kecelakaan tersebut.
6. Ketua Jurusan atau petugas yang ditunjuk berhak menentukan apakah izin tidak hadir diterima atau tidak.
7. Ketidakhadiran tanpa izin dan / atau keterlambatan akan dikenai sanksi peringatan lisan maupun tertulis dengan kompensasi berikut :

Keterlambatan / meninggalkan pelajaran sebelum waktunya:	Sanksi
5 menit s/d 2 jam pelajaran Lebih dari 2 jam pelajaran 1 hari( selalu dihitung 7 jam pelajaran )	Tidak hadir tanpa izin dikenai Hukuman kompensasi 5 kalinya Dianggap tidak hadir tanpa izin Selama 1 hari dan dikenakan Kompensasi 2 kalinya.

1. Kompensasi tidak dapat digantikan dengan uang atau barang.
2. Kompensasi harus dilaksanakan pada akhir semester terkait.
3. Mahasiswa yang tidak melaksanakan kompensasi akan dikenakan sanksi berupa penangguhan nilai oleh program studi.
4. Waktu tidak hadir akan dijumlahkan pada tiap semester. Peringatan tertulis akan dikirimkan kepada mahasiswa dan orang tua / walinya dengan ketentuan sebagai berikut:

Tidak hadir tanpa izin 10 jam Tidak hadir tanpa izin 20 jam Tidak hadir tanpa izin 30 jam Tidak hadir tanpa izin 38 jam

Surat Peringatan I Surat Peringatan II Surat Peringatan III Surat Pemberhentian/dikeluarkan Dari Politeknik.

1. Bila jumlah ketidakhadiran dengan dan tanpa izin melebihi 152 jam ( 4 minggu ) dalam satu semester, dengan ketentuan jumlah ketidakhadiran tanpa izin kurang dari 38 jam, maksimal mahasiswa akan dinyatakan lulus percobaan.
2. Bila jumlah ketidakhadiran dengan tanpa izin melebihi 76 jam ( 2 minggu ) berturut turut karena sesuatu hal mahasiswa tidak dapat mengikuti pendidikan / perkuliahan, maka mahasiswa tersebut dapat diberi cuti akademik maksimum selama 2 (dua ) semester dengan mengajukan permohonan kepada Direktur, bila disertai dengan alasan yang jelas melalui bukti bukti auntentik yang dapat diterima ( misalnya sakit ).

 

BAB IV

KESIMPULAN

• Di dalam lingkup Akademika Politeknik Negeri Bandung   khususnya Jurusan Administrasi Niaga sangat diperlukan sekali adanya Sistem Informasi Manajemen dalam hal penanganan absensi, karena sangat memudahkan dalam memantau dan mengamati seberapa jauh mahasiswa dalam mengikuti perkuliahan sehari hari.
• Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen di Administrasi Niaga yang menangani absensi maka pihak staf BAK dapat memberi laporan kepada Direktorat dengan cepat, yang akan digunakan dalam pengambilan keputusan selanjutnya.
• Menambah nilai plus bagi Politeknik Negeri Bandung yang dapat diandalkan dalam hal mengakses informasi dengan cepat dan akurat.
• Untuk penanganan ke depan yang lebih baik maka diperlukan kerjasama yang aktif antara mahasiswa dan para staf serta perbaikan sumber daya manusianya dalam hal ini adalah operator absensinya.
• Selain sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur, fleksibel.

 

DFD LEVEL 0

DFD LEVEL 1

DFD LEVEL 2

Entity Relation Data

Tabel

Dosen

Nama	Null	Type
Nomor	Not Null	Number(2)
NIP	Not Null	Variabel Character(12)
Nama	Not Null	Variabel Character(40)

Mata Kuliah

Name	Null	Type
Kode	Not Null	Number(6)

Waktu

Nama	Null	Type
Nomor	Not Null	Number(2)
Hari	Not Null	Variabel Character(6)
Tanggal	Not Null	Variabel Character(2)
Bulan	Not Null	Variabel Character(2)
Jam	Not Null	Variabel Character(15)
Kuliah ke	Not Null	Variabel Character(2)

Kelas

Nama	Null	Type
Nomor	Not Null	Number(2)
Program	Not Null	Variabel Character(50)
Jurusan	Not Null	Variabel Character(35)
Kode	Not Null	Character(8)
Ruangan		Variabel Character(5)

Mahasiswa

Nama	Null	Type
Nomor	Not Null	Number(2)
NIM	Not Null	Variabel Character(8)
Nama	Not Null	Variabel Character(40)