SIM ABSENSI TENAGA KERJA LAPANGAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu Instansi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur, fleksibel.

Bahkan dewasa ini perkembangan Teknologi Informasi mulai mendapat sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis maupun pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah dalam dunia pendidikan karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif. Untuk mendukung kegiatan pelaksanaan proyek yang ada di Perusahaan maka program ini sangatlah penting di butuhkan dalam memperlancar semua kegiatan di Perusahaan. Seksi kerja bagian Perencaan Proyek di Perusahaan memiliki sumber daya yang memungkinkan untuk dibuatnya suatu Sistem Informasi Manajemen mengenai Absensi Tenaga Kerja Lapangan, namun sumber daya tersebut kami rasa belum bekerja secara maksimal. Ini dikarenakan kurangnya menguasai ilmu dan teknologi tentang pengoperasian alat-alat komputer, peranan informasi saat ini semakin dibutuhkan dalam menunjang untuk mencapai suatu tujuan tertentu,  sejalan dengan perkembangan jaman dan teknologi komputer yang semakin berkembang baik perangkat keras maupun perkembangan perangkat lunak maka selayaknya sebuah instansi / perusahaan dapat memanfaatkan kemajuan teknologi di bidang teknologi informasi dengan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen yang menunjang dalam pengambilan sebuah keputusan yang mengarah pada perkembangan dan kemajuan instansi / perusahaan dalam persaingan global yang tidak dapat terhindarkan lagi.

Untuk mengelola data yang demikian besar maka dibutuhkan sebuah system informasi dalam pengelolaan data untuk mengetahui seberapa besar Proyek dan pelaksanaan Proyek yang akan dikerjakannya dan sangat berguna sekali dalam pengambilan keputusan selanjutnya.

 

1.2. Identifikasi Masalah

Sistem Absensi Tenaga Kerja Lapangan dalam hal ini adalah Bagian Perencanaan dan Pelayanan telah melakukan pelayanan terhadap kebutuhan informasi yang menunjang kegiatan pelaksanaan Proyek dan pelayanan Penyambungan Jaringan baru, baik bagi pelanggan air minum maupun bagi kontraktor yang membutuhkan data dari Sistem Informasi ini.

 

 

 

 

 

 

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

  ENTITY REALITATION DIAGRAM

 

 

 

 

 

SOP ABSENSI POLBAN

STANDART OPERATING PROSEDUR

SISTEM ABSENSI ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

DFD LEVEL 0

DFD LEVEL 1

DFD LEVEL 2

 

 

ENTITY RELATION DATA

TABEL

 

1. PROSEDUR PENYEDIAAN FORM ABSENSI PADA LOKER :

1. Petugas yang berwenang dalam hal ini yaitu BAK AN.
2. Formulir Absensi serta berita acara absensi disediakan dalam loker setiap hari dan diambil pada sore harinya.
3. Formulir Absensi dan berita acara yang telah terisi akan direkap ke dalam computer dan dikirim ke BAK Polban lewat Internet.

2. PROSEDUR PENGAMBILAN ABSENSI :

1. Absensi kelas dan berita acara berada dalam Loker Kelas
2. Di isi oleh setiap Dosen Pengajar pada mata kuliah yang berbeda.
3. Setiap absen harus disertai tanda tangan pengajar.
4. Absensi dan berita acara harus di isi : tanggal, hari, bulan dan tahun.
5. Absensi dan berita acara harus diambil dari loker setiap jam pertama dimulai.
6. Yang boleh mengambil absensi beserta berita acara dari Loker hanya Satgas Administrasi Niaga.

3. PROSEDUR PENGEMBALIAN ABSENSI DALAM  LOKER :

1. Semua Absensi dan berita acara telah di isi oleh Dosen Pengajar.
2. Pengembalian absensi setelah jam pelajaran berakhir.
3. Kertas Absensi beserta berita acara harus dalam keadaan bersih dan utuh tanpa adanya coretan.
4. Pemgembalian Absens dan berita acara ke dalam Loker adalah Satgas Administrasi Niaga.

4. PROSEDUR REVISI ABSENSI JIKA ADA KESALAHAN :

1. Absensi yang terjadi kesalahan direvisi pada akhir bulan.
2. Revisi yang berkuasa untuk membetulkan adalah Petugas yang berwenang.
3. Crosscek Absensi dilakukan antara BAK Administrasi Niaga dengan PD I.
4. Jika Revisi telah selesai maka harus ada Tanda Tangan PD I dan stempel Polban, maka Surat Revisi itu telah sah.

5. PROSEDUR PENERBITAN SURAT PERINGATAN :

1. SURAT PERINGATAN I :   Tidak masuk perkuliahan tanpa keterangan lebih dari 10 jam.
2. SURAT PERINGATAN II :  Tidak masuk perkuliahan tanpa keterangan lebih dari 20 jam.
3. SURAT PERINGATAN III :   Tidak masuk perkuliahan tanpa keterangan lebih dari 30 jam.

6. KETIDAKHADIRAN DAN SANKSINYA.

1. Mahasiswa diizinkan tidak hadir di kelas hanya dengan alasan sakit, mendapat kecelakaan atau disebabkan keperluan penting sesuai dengan peraturan yang berlaku.
2. Izin untuk tidak hadir selama sehari atau kurang harus didapat dari wali kelas atau yang ditunjuk untuk menanganinya.
3. Bila Mahasiswa tidak akan hadir lebih dari satu hari, mahasiswa harus meminta izizn kepada Ketua Program Studi secara tertulis, sekurang kurangnya 24 jam sebelumnya. Permohonan izin dibubuhi tanda tangan persetujuan terlebih dahulu dari Wali Kelas atau yang ditunjuk untuk menanganinya.
4. Bila Mahasiswa tidak hadir karena hal hal yang tidak terduga/mendadak , maka dalam waktu 3 hari, Ketua Jurusan atau petugas yang ditunjuk untuk menanganinya harus sudah menerima pemberitahuan tertulis. Pada saat hadir kembali maka Mahasiswa tersebut diharuskan membawa surat dari orang tua atau walinya yang menyatakan alasan ketidakhadirannya tersebut.
5. Bila Mahasiswa tidak dapat hadir karena alasan sakit atau kecelakaan maka mahasiswa harus mengirimkan surat keterangan dokter selambat lambatnya 3 hari sejak ketidakhadirannya. Politeknik dapat menunjuk dokter untuk memberikan ketepatan dalam penilaian akan ketidakhadiran karena sakit atau kecelakaan tersebut.
6. Ketua Jurusan atau petugas yang ditunjuk berhak menentukan apakah izin tidak hadir diterima atau tidak.
7. Ketidakhadiran tanpa izin dan/atau keterlambatan akan dikenai sanksi peringatan lisan maupun tertulis dengan kompensasi berikut :

Keterlambatan / meninggalkan pelajaran sebelum waktunya:	Sanksi
5 menit s/d 2 jam pelajaran Lebih dari 2 jam pelajaran 1 hari( selalu dihitung 7 jam pelajaran )	Tidak hadir tanpa izin dikenai Hukuman kompensasi 5 kalinya Dianggap tidak hadir tanpa izin Selama 1 hari dan dikenakan Kompensasi 2 kalinya.

1. Kompensasi tidak dapat digantikan dengan uang atau barang.
2. Kompensasi harus dilaksanakan pada akhir semester terkait.
3. Mahasiswa yang tidak melaksanakan kompensasi akan dikenakan sanksi berupa penangguhan nilai oleh program studi.
4. Waktu tidak hadir akan dijumlahkan pada tiap semester. Peringatan tertulis akan dikirimkan kepada mahasiswa dan orang tua / walinya dengan ketentuan sebagai berikut:

Tidak hadir tanpa izin 10 jam Tidak hadir tanpa izin 20 jam Tidak hadir tanpa izin 30 jam Tidak hadir tanpa izin 38 jam

Surat Peringatan I Surat Peringatan II Surat Peringatan III Surat Pemberhentian/dikeluarkan Dari Politeknik.

1. Bila jumlah ketidakhadiran dengan dan tanpa izin melebihi 152 jam ( 4 minggu ) dalam satu semester, dengan ketentuan jumlah ketidakhadiran tanpa izin kurang dari 38 jam, maksimal mahasiswa akan dinyatakan lulus percobaan.
2. Bila jumlah ketidakhadiran dengan tanpa izin melebihi 76 jam  ( 2 minggu ) berturut turut karena sesuatu hal mahasiswa tidak dapat mengikuti pendidikan, mahasiswa tersebut dapat diberi cuti akademik maksimum selama 2 (dua ) semester dengan mengajukan permohonan kepada Direktur, bila disertai dengan alasan yang jelas melalui bukti bukti auntentik yang dapat diterima ( misalnya sakit ).

Contoh Form Absensi

 

Contoh Form Berita Acara

Ringkasan Modul Perkembangan Sistem Informasi

SISTEM INFORMASI

BAB I

A. PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi mulai berkembang sejak tahun 1950-an yang hingga saat ini mengalami perkembangan yang sangat pesat. Tahap-tahap perkembangan sistem informasi dapat dibagi berdasarkan karakteristik sistem informasi yang menjadi era sepuluh tahunan yaitu sebagai berikut ;

1. Era 1950-an

Evolusi Sistem Informasi dimulai sejak tahun 1951 ditandai dengan pemakaian komputer elektronik, sebelumnya komputer hanya digunakan di Laboratorium untuk keperluan Sains dan Pertahanan.

Sistem Informasi yang mula-mula ada tersebut mempunyai karakteristik antara lain ;

1. Aplikasi yang digunakan yang bersifat klerikal rutin dan pada tingkat operasional, misalnya penggajian, rekening-rekening dan sebagainya
2. Bahasa komputer yang ada terbatas dan sulit digunakan.
3. Dengan penggunaan komputer tersebut dapat dihitung penghematan biayanya.
4. Istilah yang banyak digunakan pada waktu itu ialah Pemrosesan Data Elektronik (PDE) atau Elektronik Data Processing (EDP) dan Pemrosessan Data Otomatic (PDO) atau Automatic Data Prosessing (ADP) yang juga biasa disebut sebagai Pemrossesan Data ( PD) atau Data Processing (DP) saja.
5. Kualitas komputer yang digunakan bersifat kurang dapat diandalkan (masih sering ada kesalahan), sulit untuk dioperasikan dan berjalan lambat.
6. Arsitektur sistem informasi yang ada baru berupa mesin-mesin akunting elektronik yang terisolasi dengan fungsi terbatas.

2. Era 1960-an

Era 1960-an ditandai dengan mulainya digunakan teknologi piringan (disk) yang mempunyai keuntungan antara lain :

1. Dapat mengambil data dengan lebih cepat.
2. Dapat mengakses data dengan cara yang bermacam-macam.

Selain itu bahasa pemrogaman juga berkembang dengan pesat sehingga lebih mudah dalam pembuatan program-program aplikasi. Demikian juga Sistem Operasi telah berkembang dengan pesat sehingga memungkinkan komputer bekerja dengan hanya sedikit intervensi manual.

Sistem komputer juga mengalami perkembangan yang pesat antara lain :

1. Arsitektur informasi yang ada ialah berupa komputer besar (mainframe) dengan sistem yang terpusat.
2. Dapat menggunakan terminal yang terletak jauh dari komputer.
3. Keluaran yang ada sudah berupa hasil cetakan dari pencetak (printer), menggantikan keluaran model lama yaitu berupa kartu berlubang ( punch card )

3. Era 1970 –an

Pada era 1970-an perangkat keras dan perangkat lunak berkembang dengan pesat yaitu antara lain ;

1. Penggunaan komputer mikro yang lebih praktis penggunaannya.
2. Penggunaan peralatan-peralatan display yang lebih interaktif.
3. Perangkat lunak yang bersifat “ user friendly ”.

Selain itu perkembangan teknologi basis data juga berkembang dengan pesat sehingga data dapat diatur agar dapat direkam, dimanipulasi dan dimanfaatkan secara lebih efisien dan efektif. Sejalan dengan hal tersebut teknologi perangkat lunak juga berkembang dengan adanya perintisan kearah terbentuknya Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision SupportSystem (DSS) misalnya dengan mulai berkembangnya paket-paket spreadsheet .

Pada era ini juga ditandai dengan perkembangan dalam pemakaian teknologi komputer dengan teknologi komunikasi di kantor-kantor yang dapat memperluas peran sistem informasi, misalnya berkembangnya sistem otoatisasi kantor yang meliputi pengolahan kata (word processing), dekstop publishing, surat elektronik dan prosses-prosses lainnya.

Sistem Informasi selama tahun 1960-1970 mempunyai sifat-sifat antara lain ;

1. Sistem informasi terutama digunakan untuk memproduksi laporan-laporan periodik-periodik yang dapat digunakan oleh manager dalam pengambilan keputusan. Tahun 1960-an terutama untuk kegiatan monitoring dan kontrol. Tahun 1970-an terutama untuk kegiatan perencanaan dan simulasi.
2. Sitem informasi hanya merupakan produk samping dari sistem pemrosesan transaksi.
3. Sistem informasi saat-saat awal ini mempunyai keterbatasan-keterbatasan antara lain: Bersifat tidak fleksibel, terbatas oleh penggunaan data yang telah diproses. Tidak responsif terhadap kebutuhan informasi oleh individu tertentu.
4. Arsitektur informasi yang ada sudah merupakan arsitektur yang komleks termasuk penggunaan hubungan telekomunikasi untuk mendistribusikan informasi. Komputer mini ukuran sedang yang berlokasi pada departmen-departemen di dalam organisasi dihubungkan dengan komputer besar yang terpusat. Dengan meluasnya pemakaian sistem informasi manajemen di lingkungan industri, mengakibatkan timbulnya harapan yang besar dari para profesional yang menganggap bahwa mereka dapat menciptakan sistem informasi manajemen yang berupa suatu sistem mega yang dapat memenuhi seluruh kebutuhan pengambilan keputusan perusahaan dan pemrosesan transaksi.

4. Era 1980 – an

Sistem informasi telah berkembang lebih mengarah pada sistem yang digunakan untuk membuat keputusan-keputusan spesifik, misalkan Sistem Pendukung Keputusan yang dibuat menurut pesanan dan mulai muncunya Sistem perencanaan Strategis.

5. Era 1990 – an

Pada era 1990 – an sistem informasi digunakan untuk membantu menciptakan dan menyebarkan ilmu pengetahuan dan informasi ke seluruh organisasi melalui Sistem Kerja Pengetahuan (SKP) atau Knowledge Work System (KWS), yaitu aplikasi yang dapat memberikan akses yang besar dan luas terhadap data dan jaringan komunikasi.

 

B. TERMINOLOGI SISTEM

Sistem merupakan kelompok yang terdiri dari komponen-komponen yang dapat berupa fungsi, orang, aktivitas, kejadian dan sebagainya yang saling berhubungan dan melengkapi satu sama lain untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang telah ditetapkan.

Suatu sistem merupakan subsistem dari sistem lain yang lebih besar. Sistem bekerja dengan batasan-batasan yang telah ditentukan, yaitu :

1. Seluruh komponen sistem
2. Sumber masukan sistem
3. Hal-hal yang mempengaruhi keluaran dari sistem
4. Faktor – faktor eksternal dari sistem

 

C. KONSEP SISTEM INFORMASI

Istilah sistem informasi merupakan istilah yang diberikan kepada setiap sistem berdasar komputer yang menyediakan pemrosesan data dan atau informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan.

 

Gordon B. Davis dan Margrethe H. Olson ( 1985 )

Sistem Informasi Manajemen ialah sistem manusia-mesin yang terintegrasi untuk menyediakan informasi yang dapat digunakan untuk mendukung fungsi-fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan di dalam organisasi. Sistem tersebut menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak komputer , prosedur-prosedur manual, model-model untuk analisis, perencanaan, kontrol dan pengambilan keputusan serta suatu basis data.

George M. Scott (1986)

Sistem informasi Manajemen adalah subsistem informasi yang komprehensif, terkoodinir dan terintegrasi secara rasional dimana data diubah menjadi informasi dengan bermacam-macam cara untuk meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya, tingkah laku dan karakteristik manajer dengan dasar kriteria-kriteria kualitas yang ada.

Robert G. Murdick ( dengan John C. Munson) ( 1986 )

Sistem yang memonitor dan mengambil data dari lingkungan, mengambil data dari transaksi-transaksi dan operasi-operasi dai dalam perusahaan, menyaring, mengorganisir dan menyeleksi data menampilkan sebvagai informasi manajer dan memberikan alat bagi manajer untuk menghasilkan informasi seperti yang diinginkan disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen.

James O. Hicks, Jr (1987)

Sitem Informasi Manajemen adalah Sistem Informasi Komputer tersusun yang dapat mengintegrasikan dat dari beberapa sumber untuk memberikan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan manajemen.

Charles S. Parker (1989)

Sistem Informasi Manajemen atau Sistem Informasi adalah sistem apapun yang meebrikan baik data ataupun informasu yang berhubungan dengan operasi organisasi kepada manusia.

Lary Long (1989)

Sistem Informasi Manajemen adalah suatu struktur terintegrasi dari basis data (database) dan aliran informasi yang mengelilingi seulurh tingkatan dan omponen orgnaisasi dimana aktivitaas pengumpulan, pengiriman, dan penyajian dari infor,masi dioptimalisasi untuk memenuhi kebutuhannya.

David Kroenke (1989)

Sistem Informasi Manajemen ialah pengembangan dan penggunaan sistem informasi efektif di dalam organisasi.

Efraim Turban (1993)

Sistem Informasi Manajemen adalah sistem formal berbasis komputer yang dimaksudkan untuk mencari,meringkas dsn mengintegrasikan data dari berbagai macam sumber agar dapat menyediakaninformasi tepat waktu yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan manajerial.

Kenneth C.Laudon dan Jane P. Laudon (1994)

Sistem Informasi ialah komponen-komponen yang saling berhubungan dan bertugas untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung dalam pengambilan keputusan, mengontrol, menganalisis dan memvisualisasikan di dalam suatu organisasi..

Dari beberapa definisi yang telah diberikan di atas, dapat disimpulkan bahwa beberapa pendapat atau definisi di atas mempunyai penekanan yang berbeda-beda. Beberapa menyatakan bahwa Sistem Informasi Manajemen merupakan alat penghasil informasi dan beberapa lain menekankan pada alat untuk membatu dalam pengambilan keputusan.

 

Salah satu definisi yaitu definisi George M. Scott yang dapat menjelaskan sifat-sifat Sistem Informasi Manajemen (SIM) yaitu :

1. SIM merupakan sistem yang komprehensif
2. SIM adalah sistem yang terkoordinasi
3. SIM mempunyai subsitem informasi
4. SIM adalah sistem yang terintegrasi secara rasional
5. SIM mengubah data menjadi informasi dengan berbagai macam cara
6. SIM dapat meningkatkan produktivitas
7. SIM harus sesuai dengan gaya dan karakteristik manajer
8. SIM menggunakan kriteria kualitas yang telah ada.

Kata manajemen di dalam istilah Sistem Informasi Manajemen mencakup keseluruhan yang bersifat komprehensif. Sistem ini meliputi :

1. Sistem Informasi yang dirancang khusus untuk tiap tingkatan organisasi
2. Sistem formal dan informal
3. Sistem manual dan terkomputerisasi
4. Manusia yang berhubungan dengan sistem informasi tersebut, misalkan manajer yang merupakan komponen paling penting dari SIM yang dengan pemikirannya dapat memproses dan menyebarkan informasi serta berinteraksi dengan elemen lain dari SIM.

SIM dikoordinasikan terpusat untuk menjamin bahwa pemrosesan data dan komponen-komponen lain dikembangkan dan dioprasikan dengan cara terencana dan terkoordinasi.

SIM dapat meningkatkan produktivitas dengan beberapa cara yaitu antara lain :

1. SIM dapat memungkinkan tugas-tugas rutin seperti penyiapan dokumen dapat dilakukan dengan efisien.
2. SIM dapat diberikan jasa informasi tingkat tinggi dengan kualitas yang lebih baik bagi organisasi dan individual
3. SIM dapat memberikan peringatan dini mengenai masalah-masalah internal dan ancaman eksternal
4. SIM dapat memberikan pemberitahuan dini mengenai masalah-masalah internal dan ancaman eksternal
5. SIM dapat mempercepat proses-proses normal organisasi
6. SIM dapat meningkatkan kemampuan dalam menghadapi masalah-masalah yang tidak diperkirakan sebelumnya.

SIM dikembangkan dengan mempertimbangkan keunikan gaya manajemen dan pola tingkah laku dari personalia yang akan menggunakan serta kontribusi-kontribusi yang didapatkan dari para menajer.

1. Untuk tingkatan organisasi puncak, SIM dikembangkan sesuai dengan keinginan setiap individu manajer tersebut, setiap dilakukan penggantian manajer maka SIM tingkat ini harus disesuaikan lagi dengan pejabat yang baru tersebut.
2. Untuk tingkatan organisasi madya, SIM dibuat sesuai dengan karakteristik umum dari manajer.
3. Untuk tingkatan organisasi terendah SIM dapat dibuat dengan bentuk yang lebih umum dimana pegawai klerikal dan operasi dapat menggunakan informasi dan berinteraksi dengan sistem informasi.

D. KEMAMPUAN SISTEM INFORMASI

Sistem Informasi Berbasis Komputer ( SIBK ) menggunakan teknologi perangkat keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan tugasnya. SIBK mempunyai kemampuan yang sama dengan sistem komputer yaitu menerima masukan, melakukan pemrosesan, melakukan penyimpanan dan memberikan keluaran.

 

1. Menerima masukan

Masukan ialah kumpulan data mentah yang di dapatkan dari dalam ataupun luar organisasi untuk diproses di dalam sistem informasi.

Masukan sistem informasi dapat berupa:

1. Data mentah, seringkali merupakan rekaman dari suatu transaksi atau kejadian
2. Suatu permintaan, yaitu permintaan terhadap informasi
3. Tanggapan dari suatu “prompt” misalkan “Y” atau “T”
4. Suatu instruksi, misalkan “simpan” atau “cetak”
5. Pesan untuk pemakai lain di dalam sistem
6. Suatu perubahan, misalkan dalam menyunting dokumen dengan pengolah kata

2. Melakukan pemrosesan

Pemrosesan ialah pengubahan dari masukkan menjadi suatu bentuk yang lebih mempunyai arti bagi manusia.

Sistem pemrosesan pada sistem informasi dapat melakukan :

1. Penyusunan ( sorting ), yaitu menyusun data atau rekord dengan aturan tertentu
2. Pengaksesan, penyimpanan dan pembaharuan, misalnya memanggil rekord tertentu dari basis data untuk diproses, memasukkan data tersebut ke dalam basis data, dan mengubah data yang sudah ada
3. Peringkasan, yaitu mengubah bentuk tampilan informasi menjadi lebih ringkas misalnya dengan membuat total dan subtotal
4. Pemilihan, yaitu memilih rekord rekord dengan kriteria tertentu
5. Pemanipulasian, yaitu melaksanakan operasi aritmatika dan logika

3. Menyimpan data dan informasi

Sistem informasi mempunyai kemampuan untuk menyimpan data berupa teks, image (grafik, gambar dan sebagainya) dan informasi digital lainnya (misalkan suara) sedemikian sehingga dapat dengan mudah dipanggil kembali untuk diproses lebih lanjut.

 

4. Memproduksi dan mendistribusi keluaran

Keluaran ialah hasil dan distribusi dari informasi yang telah diproses kepada orang atau aktivitas yang akan mempergunakannya.

Sistem informasi mempunyai kemampuan untuk memprodusi keluaran berupa informasi dalam berbagai macam format yaitu :

1. ”Hard copy”, contohnya dokumen, laporan dan pesan yang tercetak
2. ”Soft copy”, contohnya tampilan pada layar monitor
3. ”Control”, contohnya instruksi bagi robot industri atau proses-proses otomatis

Selain kemapuan tersebut, kemampuan teknis yang dapat dilakukan oleh sistem informasi antara lain :

 

1. Pemrosesan transaksi secara ” batch ”

Sistem komputer mempunyai kemampuan untuk  melaksanakan pemrosesan secara ” batch ”.

 

2. Pemrosesan transaksi tunggal

Pemrosesan transaksi dengan cara ini digunakan jika peningkatan kecepatan pemrosesan akan memberikan keuntungan yang signifikan.

 

3. Pemrosesan transaksi ”On-Line, Real Time (OLRT)

Cara ini berarti bahwa file-file rekord transaksi selalu dalam keadaan ” On-Line” yaitu selalu berhubungan dengan komputer secara elektronis.

 

4. Komunikasi data dan Jaringan Komputer

Dengan cara ini pemasukan data ke dalam sistem komputer dapat dilakukan dari jarak jauh (remote data entry) dimana transaksi tersebut terjadi dan dikirim ke lokasi lain untuk diproses.

 

5. Pencarian rekord dan analisis

Komputer dapat melakukan analisa rutin dari rekord-rekord data sesuai dengan kebutuhan dan menampilkan baik hasil analisa maupun rekord-rekordnya ke dalam layar monitor.

 

6. Pemeriksaan file ( file inquiry)

Cara yang digunakan antara lain dengan menggunakan bahasa ”query” dengan bahasa. Dengan bahasa ini pemakai dapat meminta komputer untuk menampilkan rekord-rekord yang mempunyai karakteristik tertentu seperti yang diinginkan.

 

7. Model-model dan alogaritma keputusan

Model-model dan alogaritma keputusan ini dapat berupa model matematika yang sederhana seperti konsep Economic Order Quantity ( EOQ) untuk menghitung kuantitas pemesanan persediaan, atau model-model yang cukup rumit  seperti model-model tranportasi dan model-model optimasi.

 

8. Otomatisasi kantor

Otomatisasi kantor merupakan penggunaan komputer untuk mengotomatisasi aktivitas klerikal kantor.

Otomatisasi kantor meliputi antara lain :

1. Pengolah Kata (Word Processor)                                        Pengolah kata ini menggunakan komputer untuk memasukan menyimpan, memanipulasi dan mencetak teks dalam bentuk surat, laporan, buku dan sebagainya, selain itu pengolah kata ini sangat berguna dalam menghemat waktu dan biaya dalam melakukan penyuntingan suatu naskah, naskah yang telah diketik dan disimpan di dalam memori komputer akan mudah disunting dan diorganisasi kembali berkali-kali sebanyak yang diperlukan.
2. Dektop Publishing                                                                         Desktop Publising memproduksi dokumen profesional berkualitas ”publising” dengan mengkombinasi keluaran dari pemroses kata dengan elemen-elemen perancangan, grafik dan gambar-gambar khusus.
3.  Surat Elektronik (Elektronik Mail)                                 Dengan adanya jaringan komputer memungkinkan untuk mengirim pesan satu dengan yang lainnya yaitu dengan fasilitas yang disebut sebagai surat elektronik, pesan tersebut dapat berupa nota, surat, laporan ataupun manuskrip dari suatu buku dan pemakai dapat membuka serta membaca surat elektronik tersebut dengan menggunakan statsiun kerja yang terdekat dan memanggil pesan tersebut dari penyimpanannya.
4. Pengolahan gambar                                                                     Pengolahan gambar merupakan pembuatan, penyimpanan dan distribusi informasi yang berbentuk gambar. Ada dua tingkatan pengolahan gambar berdasarkan kecanggihannya. Yang pertama ialah dengan mengunakan peralatan yang disebut sebagai Faksimil (facsimile) yang telah ada sejak tahun 1960 – an, Tingkatan kedua ialah suatu pengolahan gambar (Image processor) yang menggunakan semacam kamera untuk membaca(scan) suatu gambar atau narasi dan mengubah yang dibaca tersebut menjadi kode digital (digitize).
5. Pengolahan suara                                                                          Pengolahan suara terdiri dari voice message switching dan konperensi jarak jauh (teleconferencing), stasiun kerja dari voice messege switching ini mempunyai fungsi yang sama serperti surat elektronik hanya saja dalam bentuk suara, jika pemakai mengirim pesan, maka suaranya akan diubah menjadi kode digital dan disimpan dipiringan magnetik (disk) yang kemudian dapat dipanggil kembali jika diperlukan.
6. Sistem Informasi Kantor ( Office Information System)  Sistem informasi kantor terdiri dari :

                         Kalender Sitem ini dapat membuat  kalender pribadi  pemakai yang selalu ”on-Line”dan mempunyai database sentral

                         Direktori Perusahaan Direktori Perusahaan terdiri dari data dasar tentang personalia organisasi tersebut seperti nama, jabatan, departemen atau bagian, lokasi dan nomor telepon.

                       Sistem-sistem lain seperti nota pribadi, catatan harian dan arsip catatan untuk diingat (tikler file) yang secara otomatis mengingatkan hal-hal yang harus dikerjakan untuk hari tersebut setiap kali pemakai menyalakan komputer di pagi hari.

 

E. JENIS-JENIS SIM DI DALAM SUATU ORGANISASI

Beberapa tipe sistem informasi yang utama yaitu :

TINGKATAN	CONTOH SISTEM INFORMASI	CONTOH KEGIATAN
Jaringan	Sistem komunikasi informasi global,sistem industri,sistem pelaporan tingkat sektor	Sektor-sektor ekonomi, produk-produk yang saling berhubungan jasa yang bersifat global
Antar organisasi	Sistem komunikasi, sistem monitoring, sistem observasi	Kegiatan antar organisasi seperti penggabungan, persaingan, pertukaran, hubungan-hubungan
Dalam organisasi	Sistem finansial terintegrasi, sistem perencanaan terintegrasi, SIM, sistem Pendukung Eksekutif (SPE), sistem komunikasi ” on-Line” yang interaktif	Kegiatan-kegiatan yang yang berhubungan dengan produk multi, jasa-jasa dan tujuan-tujuan.
Divisi	Sistem untuk mendukung produksi, pemasaran, adminitrasi, personalia, akses ke data finansial dan perencanaan organisasi, SIM, sistem transaksi utama, sistem komunikasi ” on-Line ” yang inter aktif, sistem dengan kebutuhan informasi yang stabil.	Kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan produk atau jasa utama
Departemen	Sistem piutang, sistem pergudangan, sistem penggajian, sistem sumber daya manusia, sistem pemasaran,SIM, sistem transaksi utama	Kegiatan-kegiatan yang merupakan fungsi – fungsi utama dalam organisasi
Kelompok	Sistem penjadwalan produk, akses ke mainframe, akses ke sumber data eksternal, sistem dengan kebutuhan informasi yang dinamis, SPK Kelompok	Kegiatan-kegiatan yang merupakan suatu proyek
Individu	Aplikasi komputer mikro, database personal klien, sistem pendukung keputusan (SPK)	Tugas dan pekerjaan

1. Sitem Pengolahan Transaksi (SPT) atau Transaction Processing System (TPS)

• Sistem ini melayani tingkatan oprasional dari organisasi SPT merupakan sistem terkomputerisasi yang menyelenggarakan dan menyimpan transaksi rutin harian yang dibutuhkan untuk menjalankan perusahaan, sistem ini mempunyai karakteristik dimanatugas-tuga, sumber daya dan tujuan pada tingkatan oprasional telah didefinisikan terlebih dahulu dan telah terstruktur dengan baik.

Ada 2 hal yang penting dalam penggunaan SPT, yaitu :

1. SPT memberi batas antara organisasi dan lingkungannya.
2. SPT merupakan produsen utama dari informasi untuk sistem-sistem informasi lain.

2. Sistem Kerja Pengatahuan (SKP) atau Knowledge Work   System (KWS)

SKP ini bekerja seperti statsiun kerja perancangan teknik atau sains yaitu mempromosikan pengetahuan kreasi baru (penemuan-penemuan baru) dan memastikan bahwa penemuan baru dan keahlian-keahlian teknik dapat terintegrasi dengan baik.

 

3. Sistem Otomatis Kantor (SOK) atau Office Automation System (OAS)

SOK adalah aplikasi teknologi informasi yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas pekerja data di kantor dengan membantu aktivitas koordinasi dan komunikasi dari kantor tersebut. SOK juga mengelola dokumen-dokumen dengan menggunakan pengolah kata” desktop publishing” dan menyimpan digital, melakukan penjadwalan dengan mengunakan kalender elektronik dan melakukan komunikasi dengan menggunakan surat elektronik,surat suara (Voice mail) dan konfrensi video atau konfrensi jarak jauh.

 

4. Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Management informasi System (MIS)

SIM memberikan pelayanan informasi kepada tingkatan manajemen di dalama organsisai. SIM memberikan laporan kepada manajer dan kadangkala mebrikan fasilitas akses on-line kepada mereka terhadap informasi kinerja organisasi saat ini dan atau rekord-rekord masa lalu. SIM terutama malayani fungsi perencanaan, pengawasan, dan pengambilan keputusan pada tingkatan manajemen. Umumnya SIM meringkas informasi yang didapatkan dari SPT dan mempresentasikan kepada manajemen dalam bentuk ringkasan rutin dan laporan-laporan perkecualian (exception report).

 

5. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS)

SPK juga memberikan pelayanan untuk tingkatan manajemen dan digunakan untuk membantu dalam pengambilan keputusan semi terstrutur, juga SPK berbeda dengan SIM, karena SPK mempunyai kemampuan analistis yang lebih canggih sehingga pemakai menggunakan beberapa model yang berbeda untuk menganalisa informasi. Sitem ini mendapatkan informasi dari SPT dan SIM serta seringkali memerlukan dan mengambil informasi dari sumber daya eksternal. SPK juga cenderung lebih interaktif sehingga pemakai mendapat kemudahan mengakses ke data dan model-model analistis melalui instruksi-instruksi komputer yang mudah digunakan ( bersifat ”user friendly”).

 

6. Sitem Pakar (SP) atau Expert System (ES)

Sistem Pakar merupakan suatu paket dari perangkat keras dan lunak komputer yang digunakan untuk pengambilan keputusan dan atau pemecahan masalah tertentu serta dapat memberikan saran-saran seperti seorang pakar. Sistem ini bermula dari aplikasi dalam diagnosa medis, eksplorasi minyak dan konfigurasi komputer dan kemudian berkembang ke aplikasi-aplikasi bisnis yang komplek seperti perencanaan korporasi, saran-saran tentang perpajakan, persiapan tender,evalusi kontrol internal dan sebagainya.

 

7. Sistem Pendukung Eksekuriff (SPE) atau Executive Support System (ESS)

Sistem ini digunakan oleh manager senior untuk membantu dalam pengambilan keputusan.

• SPE melayani tingkat strategis dari suatu organisasi
• SPE berhubungan dengan pengambilan keputusan yang tidak struktur
• SPE tidak menyediakan aplikasi yang bersifat tetap atau kemampuan khusus
• SPE dirancang untuk memadukan data tentang kejadian-kejadian eksternal dan meringkas informasi dari SIM dan SPK internal
• SPE mempunyai kemampuan analistis yang terbatas tetapi mempunyai perangkat lunak grafis yang sangat canggih dan dapt menghasilkan grafik dan data dari berbagai sumber yang dapat dikirimkan secara cepat ke kantor eksekutif senior.

8. Komputer Syaraf (Neural Computing) atau Jaringan Syaraf Buatan (Artifial Neural Networks)

Komputer syaraf atau jaringan syaraf buatan adalah Pola yang digunakan oleh pembuat keputusan, dimana mereka mengingat kembali pengalaman-pengalaman mereka dan apa-apa yang telah meraka pelajari dari pengalaman tersebut, yaitu berupa hal-hal yang harus dilakukan jika menemukan situasi yang hampir sama. Teknologi ini menggunakan pendekatan pola-pola yang dapat dikenali, telah digunakan pada beberapa aplikasi bisnis, tetapi masuh membutuhkan pengembangan dan riset banyak penggunaanya secara luas.

Sistem informasi dapat dibuat dengan dasara fungsinya dan dirancang untuk mendukung bagian yang khusus misalnya bagian akunting atau persediaan.

 

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI DALAM ORGANISASI

Hal-hal yang dapat mempengaruhi pengembangan SIM di dalam suatu organisasi ialah antara lain:

1. Tradisi organisasi dan pola evolusi yang ada di dalam   organisasi tersebut.
2. Gaya manajemen organisasi juga berpengaruh besar terhadap kecanggihan sistem informasi
3. Bagaimana bentuk manajemen organisasi tersebut juga sangat mempengaruhi sistem infomarsi yang dikembangkan
4. Sifat-sifat dari lini produk juga berpengaruh besar terhadap sistem informasi, misalkan  : produk-produk teknologi tinggi dan kompleks, produk-produk yang banyak macamnya tapi mempunyai satu tipe umum, produk-produk yang beraneka ragam tapi mempunyai satu tipe  umum, produk-produk yang mempunyai pasar yang berbeda-beda, produk-produk yang mempunyai proses produksi yang berbeda

 

BAB II

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Sistem infomasi manajemen merupakan sistem yang menghasilkan informasi bagi proses pengambilan keputusan.

A. Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan adalah proses pemiliham dan beberapa alternatif tindakan untuk mencapai tujuan atau tujuan-tujuan.

Ada empat dari pengambilan keputusan, yaitu:

1. Pemikiran ( Inteligence)
2. Perancangan ( Design)
3. Pemilihan ( Choice)
4. Penerapan ( Implementation)

1. Tahap Pemikiran

Pada tahap ini dilakukan pengamatan terhadap lingkungan, baik secara berkesinambungan atau sesekali. Hal ini meliputi beberapa aktivitas yang bertujuan untuk mengidentifikasi adanya permasalahan-permasalahan atau kesempatan-kesempatan.

Aktivitas-aktivitas tersebut adalah:

1. Menemukan Permasalahan                                                              Tahap pemikiran dimulai dengan identifikasi tujuan dan saaran ari organsisasi. Permasalahan timbul dari adanya ketidakpuasan terhadap keadaan yang sedang berjalan. Ketidakpuasan tersebut terjadi karena adanya perbedaan antara apa yang diinginkan dan apa yang terjadi atau tidak terjadi. Pada tahap ini usaha yang dilakukan ialah mencari apakah ada permasalahan, mencari besarnya permasalahan dan mengidentifikasi permasalahan tersebut.
2. Klasifikasi Permasalahan                                                                  Aktivitas ini merupakan konseptualisasi dari masalah dalam usaha untuk mengklasifikasian ke dalam beberapa kategori yang dapat didefinisikan.
3. Penguraian Permasalahan                                                                Banyak permasalahan kompleks yang dapat dibagi menjadi beberapa bagian permasalahan. Dengan memecahkan bagian permasalahan yang paling mudah dapat menolong dalam emmecahkan permasalahan yang kompleks. Pendekatan ini juga membantu komunikasi antar orang-orang yang terkait dengan proses solusi.
4. Kepentingan Permasalahan                                                             Pada tahap pemikiran penting untuk menentukan pemilik dari permasalahan tersebut. Tahap pemikiran diakhiri dengan suatu pernyataan permasalahan. Pada waktu itu tahap peracangan dimulai.

2. Tahap Perancangan

Tahap Perancangan meliputi kegiatan menciptakan, mengembangkan dan menganalisa tindakan-tindakan yang mungkin. Pada tahap ini juga dilakuakn pembuatan, pengujian dan validasi model dari situasi permasalahan tersebut.

Pemodelan adalah kombinasi dari seni dan sains. Beberapa topik dari permodelan yang berhubungan dengan model kuantitatif adalah:

1. KomponenModel                                                                                 Semua model terdiri dari tiga komponen dasar, yaitu variabel keputusan, variabel yang tidak dapat dikontrol serta parameter-parameter dan variabel-variabel hasil atau keluaran.
2. Stuktur Model Kuantitatif                                                                 Model Kuantitatif mempunyai komponen-komponen model yang dihubungkan oleh ekspresi matematis seperti persamaan atau ketidaksamaan.
3. Prinsip-prinsip Pemilihan                                                                Evaluasi dari alternatif-alternatif dan pemilihannya langsung dari tipe kriteria-kriteria yang akan digunakan. Dua prinsip dalam pemilihan ialah normatif dan deskriftif. Model Normatif  Alternatif yang dipilih ialah yang dapat dibuktikan yang terbaik  diantara alternatif-alternatif yang mungkin. Model Deskriptif   mendeskripsikan suatu sistem seperti adanya atau akan menjadi apa nantinya.
4. Mencari Alternatif-alternatif                                                          Bagian yang signifikan dari proses pemodelan ialah menciptakan alternatif-alternatif. Hal ini membutuhkan kreatifitas dan proses mencari yang membutuhkan waktu dan biaya.
5. Memperkirakan Keluaran dari Masing-masing Alternatif Untuk mengevaluasi dan memperbandingkan alternatif-alternatif yang telah diperkirakan, perlu untuk meramalkan keluaran-keluaran yang akan dihasilkan ooleh setiap alternatif tersebut.
6. Mengukur Hasil ( Tingkat Pencapaian Tujuan)                        Nilai suatu alternatif dilihat berdasarkan kemampuannya untuk mencapai tujuan.
7. Skenario                                                                                                    Skenario adalah suatu pernyataan tentang asumsi mengenai lingkungan operasi dari sistem tertentu pada waktu tertentu.

3. Tahap Pemilihan

Tahap pemilihan meliputi penarikan tindakan-tindakan yang tepat  ( diantara tindakan-tindakan yang telah diidentifikasikan pada tahap perancangan ) yang akan dapat memecahkan masalah yang sesungguhnya.

Untuk model normatif dapat digunakan pendekatan analitis atau memperbandingkan satu dengan yang lainnya secara mendalam. Untuk model deskriptif dapat digunakan perbandingan alternatif-alternatif dengan jumlah terbatas yang dilakukan baik dengan pendekatan penarikan buta (blindly approach) atau dengan pendekatan heuristik.

Pendekatan Pencarian Formal ( Turban)

1. Teknik-teknik Analistik                                                                      Teknik-teknik analitis menggunakan formula matematis yang secara langsung dapat menurunkan solusi optimal atau memprediksi hasil tertentu
2. Algoritma                                                                                                 Teknik-tekniks analitis dapat menggunakan algoritma-algoritma untuk meningkatkan efisiensi dalam proses pencarian alternatif.
3. Pendekatan Penarikan Buta ( Blind Search)

Teknik pencarian buat mengacu pada pendekatan pencarian yang berubah-ubah dan tidak ada panduannya. Ada dua type pencarian buta, yaitu:

1. Enumerasi lengkap, yaitu seluruh alternatif dipertimbangkan sampai solusi optimal didapatkan
2. Enumerasi tidak lengkap, yaitu penarian parsial, dimana hanya sebagian laternatif saja yang dieprtimbangkan sampai solusi yang cukup baik didapatkan.

 

4. Pendekatan Heuristik

Heuristik ialah aturan-aturan keputisan mengenai bagaimana suatu masalah seharusnya dipecahkan. Heuristik dikembangkan dengan analisis masalah yang padat dan teliti, kadangkala dengan menggunakan metode desain eksperimen.

 

B. MANAJEMEN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Manajemen di dalam suatu organisasi sangat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan.

1. Tingkat Manajemen

Menurut tingkatannya manajemen dibedakan menjadi 3 tingkat, yaitu:

               - Manajemen Puncak

               - Manajemen Madya

               - Manajemen Bawah

Manajemen Puncak bertanggung jawab terhadap arah kemajuan perusahaan. Tugas utama terpenting adalah perencanaan strategis yang meliputi penentuan tujuan dan sasaran serta rencana jangka panjang organisasi. Informasi yang dibutuhkan manajemen tingkat ini ialah informasi yang luas mengenai arah kecenderungan perusahaan dan lingkungan eksternal.

Manajemen madya lebih banyak berhubungan dengan perencanaan taktis yaitu menentukan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya dan pengawasannya.

Manajemen tingkat bawah banyak berhubungan dengan perencanaan operasional yaitu bertangung jawab langsung dalam perencanaan dan pangawasan aktivitas-aktivitas pekerjaan sedemikian sehingga target tingkatan yang lebih tinggi dapat tercapai.

2. Pendekatan Kontingensi

Pendekatan kontingensi ialah bahwa tidak ada suatu cara yang standard dan terbaik yang dapat diterapkan untuk setiap manajer dari setiap organisasi, dalam setiap kondisi dan setiap waktu.

Faktor-faktor dan kendala-kendala situasional atau dengan kata lain manajer harus mempunyai:

1. Pengetahuan yang baik mengenai teori manajemen
2. Sikap yang merefleksikan hal tersebut baik secara teori ataupun tergantung faktor-faktor situasional yang sangat berguna untuk kondisi-kondisi tertentu
3. Ketrampilan untuk mengidentifikasi, menganalisa dan mengoreksi situasi yang kompleks.

Lingkungan eksternal dari organisasi terdiri dari:

1. Kebudayaan umum yaitu teknologi, sosiologi, ekonomi, politik dan lain sebagainya
2. Kelompok khusus yang berinteraksi dengan organisasi, yaitu pelanggan, pemasok, pesaing, sumber tenaga kerja,serikat buruh, dan pemerintah.

Faktor-faktor Internal organisasi terdiri dari pemilik, pekerja, budaya perusahaan, harta yang terukur, struktur organisasi, tugas-tugas atau pekerjaan, sejarah perusahaan, kebijaksanaan perusahaan, rencana perusahaan, prosedur-prosedur dan sebagainya yang diidentifikasikan sebagai milim atau bagian dari organisasi.

3. Peran Manajemen

Ada banyak teori mengenai peran manajemen dalam organisasi. Henry Fayol menyatakan bahwa manajemen terdiri dari 5 tindakan, yaitu:

1. Perencanaan
2. Pengawasan
3. Pengorganisasian
4. Pelaksanaan
5. Pengkoordinasasian

Pada tahun 1970-an Henry Mintzberg menyempurnakan konsep Fayol, yaitu Peran manajer dapat dibagi menjadi peran yang behubungan dengan manusia, informasi, dan keputusan.

A. Dalam hubungannnya dengan manusia:

1. Figur Pimpinan : Berhubungan dengan tugas-tugas seremonial dalam jabatannya sebagai manajer
2. Pemimpin : Kemampuan untuk mempengaruhi atau memimpin orang-orang dalam usaha membuat keinginan atau tujuan menjadi kenyataan
3. Penghubungan : merupakan penghubung antar bermacam-macam tingkatan organisasi dan sebagai penghubung antar orang-orang di dalam satu tingkatan organisasi.

B. Dalam hubunngannya dengan Informasi

1. Penerima atau Pusat : sebagai penerima informasi, manajer mengumpulkan informasi untuk kemudian disimpan atau didistribusikan. Alat bantu yang dapat digunakan dalam peran ini ialah Sistem Informasi Manajemen
2. Penyebar : sebagai penyebar informasi ke bagian-bagian yang membutuhkan di dalam unit kerja organisasi. Dalam peran ini dapat dibantu dengan Sistem Otomatisasi Kantor.
3. Pembicara : sebagai penyampai informasi ke luar dari unit kerja atau organisasi.

C. Dalam hubungan dengan keputusan

1. Wirausaha (entrepreuner) ialah orang yang memulai suatu usaha dan mengembangkan menjadi suatu hal yang nyata, dengan asumsi banyak resiko yang harus dihadapi dalam melaksanakannya.
2. Tugas menangani gangguan atau masalah berhubungan dengan pengawasan.
3. Tugas mengalokasikan sumber daya berhubunngan denngan perencanaan
4. Tugas sebagai perunding mengharuskan manajer agar dapat mempertahankan pendapatnya.

4. Perencanaan dan Pengawasan

Aktivitas perencanaan dinyatakan oleh Anthony (1965) sebagai tiga tipe yang berbeda, yaitu perencanaan strategis, perencanaan taktis dan perencanaan operasional.

1. Perencanaan Strategis umumnya meliputi perencanaan jangka panjang dan berada pada tingkatan yang paling tinggi pada sistem perusahaan/organisasi.
2. Perencanaan praktis merupakan perencanaan untuk menentukan bagaimana sasaran-sasaran strategis dapat dicapai.
3. Perencanaan operasional meliputi perencanaan pada tingkat yang paling rinci.

5. Gaya Manajemen

a.  Kepemimpinan                                                                                             Manajemen   yang efektif  seringkali berarti kepemimpinan yang baik. Pemimpin yang baik menurut Parker (1989) mempunyai sifat-sifat sebagai berikut:

1. Penemu Kesempatan
2. Melakukan hal-hal yang benar
3. Mengetahui bagaimana membuat orang lain merasa senang
4. Dapat memberi semangat kepada orang lain
5. Dapat menerima orang lain seperti adanya, bukan apa yang seharusnya
6. Menitikberatkan pada kondisi saat ini bukan saat lampau
7. Mempunyai kemampuan untuk mempercayai orang lain dan mengambil resiko dari kepercayaan tersebut.
8. Tidak membutuhkan ijin terus menerus dalam melakukan tindakan
9. Tidak membutuhkan penghargaan
10. Mempunyai visi terhadap masa yang akan datang, yang akan mengarahkan tindakan-tindakannya
11. Selalu berpikir untuk mencapai keberhasilan, kegagalan adalah konsep yang tidak pernah ada
12. Tidak akan membuang-buang waktu dengan kekhawatiran yang tidak perlu.

b. Teori X dan Teori Y

Teori X dan Teori Y merupakan teori yang dikemukakan oleh Douglas Mc. Gregor (1946)

1. Teori X (autocratic) adalah teori yang menyatakan bahwa manajer cenderung untuk percaya bahwa manusia pada dasarnya mempunyai sifat tidak menyukai bekerja dan jika mungkin akan mengelakkannya. Oleh karena itu pekerja harus terus diarahkan, dimotivasi dan diawasi dengan keras.
2. Teori Y merupakan kebalikan dari teori X yaitu bahwa manajer cenderung untuk percaya bahwa manusia menyukai pekerjaan mereka dan mendapatkan kepuasan dari pekerjaan tersebut.

c. Delegasi Kewenangan

Manajer harus tahu apa yang harus dikerjakan dan apa yang dapat didelegasikan ke bawahan. Untuk menentukan hal tersebut tergantung dari beberapa faktor yang berhubungan yaitu antara lain kekuatan dan kelemahan manajer itu sendiri, kekuatan dan kelemahan bawahan, waktu yang tersedia untuk menyelesaikan masalah, pentingnya pekerjaan tersebut dan tingkat resiko yang berhubungan dengan keberhasilan pekerjaan tersebut.

 

d. Manajemen dengan Penyimpangan ( Management by Exception)

Manajemen dengan penyimpangan merupakan bentuk pengawasan manajemen dimana perhatian manajerial difokuskan pada besarnya penyimpangan dari standar.

 

e. Manajemen dengan Tujuan ( Management by Objectives)

Manajemen dengan Tujuan seringkalli digunakan untuk mengarahkan dan mengevaluasi kinerja pekerja yang mempunyai kemampuan untuk mengawasi dirinya sendiri (pekerja teori Y)

 

 

BAB III

KONSEP INFORMASI

A. Definisi Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau dapat dirasakan akibatnya pada tindakan atau keputusan saat ini atau yang akan datang.

 

B. Teori Infomasi matematis

Istilah teori informasi seringkali digunakan untuk menyatakan teori informasi matematis. Teori ini mempunyai aplikasi langsung pada sistem komunikasi elektronik dan mekanikal.

Permasalahan komunikasi informasi pada sistem informasi dapat dilihat dari tiga tingkatan, yaitu:

1. Tingkatan teknik, misalkan bagaimana kaakuratan informasi yang dikirimkan?
2. Tingkatan semantik (presentasi), misalkan bagaimana ketepatan suatu simbol dapat menyampaikan arti yang dimaksudkan?
3. Tingkatan efektivitas (Kualitas), misalkan bagaimana pantasnya jika suatu pesan digunakan sebagai motivator dari tindakan manusia?

Teori informasi matematis dikembangkan oleh Norbert Weiner, seorang ahli matematika,sebagai hasil dari penelitiannya tentang sibernetika. Menurut Weiner, setiap organisme disatukan oleh kepemilikan alat-alat untuk penguasaan, penggunaan, penyimpanan dan pengiriman dari informasi.

a. Model dari sistem komunikasi

Model umum dari sistem komunikasi dapat digambarkan pada gambar di bawah ini:

Gunanya sistem ini ialah memproduksi kembali pada tempat tujuannya pesan-pesan yang telah dipilah oleh sumber. Pemancar mengirim data dalam bentuk kode untuk dikirim melalui suatu saluran ke penerima. Pesan yang datang dari sumber ke pemancar biasanya berupa sandi (melalui encoder) sehingga ia dapat dikirimkan kembali melalui saluran komunikasi dan pesan tersebut harus diterjemahkan kembali (melalui decoder) agar dapat dimengerti oleh di penerima. Saluran tersebut tidak selalu dapat mengirimkan sandi pesan tersebut dengan sempurna karena adanya gangguan dan distorsi. Distorsi disebabkan oleh operasi yang diketahui (bahkan disengaja) dan dapat dikoreksi dengan operasi yang berlawanan. Gangguan merupakan interferensi random dan tak terduga.

b. Pengurangan ketidakpastian

Informasi akan mengurangi ketidakpastian si penerima tidak akan mengetahui apa isi pesan tersebut sebelum pesan diterima. Informasi yang sebagian akan mengurangi ketidakpastian tetapi tidak dapat menghilangkan ketidakpastian tersebut.

c. Redundancy

Redundancy akan mengurangi efisiensi dari tramisi karena lebih banyak sandi yang dikirimkan daripada yang benar-benar dibutuhkan pesan tersebut. Tetapi kadangkala redundancy diperlukann untuk mengontrol kesalahan. Suatu pesan tidak dapat diterima sesuai dengan yang dikirimkan karena adanya gangguan pada saluran komunikasi. Transmisi dari data yang redudant memungkinkan penerima untuk memeriksa apakah pesan yang diterima sudah benar atau belum dan dapat mengkonstruksikan kembali pesan aslinya. Misalkan suatu pesan yang sebagian tercampur dengan gangguan sehingga yang dapat diterima oleh penerima adalah (karakter yang tidak dapat ditentukan ditulis dengan *):

H*R KEM**DE*A*N R* 1* AGU*I** 1*45

Redundancy dalam pengkodean dapat dihitung sebagai presentase dari kemampuan pengkodean informasi yang tidak digunakan.

              In

R = 1 - ----

              Im

 

Dimana :       In = kapasitas informasi yang dibutuhkan

                        Im = kapasitas informasi dari kode

 

C. Kualitas Informasi

Kualitas informasi ditentukan oleh bagaimana informasi tersebut dapat memotivasi tindakan manusia dan memberikan kontribusi dalam pengambilan keputusan efektif. Untuk itu kualitas informasi dapat dinyatakan dalam bentuk akurasi, pembuktian, kelengkapan, relevansi dan ketepatan waktunya.

1. Akurasi dan kemampuan untuk dibuktikan akurasi dari informasi menyatakan derajat informasi tersebut bebas dari kesalahan.
2. Kelengkapan informasi                                                                      Informasi yang akurat dan dapat dibuktikan belum tentu menceritakan keseluruhannya secara lengkap. Kualitas informasi yang berhubungan dengan kelengkapan informasi ini yaitu menunjukkan seberapa banyak informasi tersebut memiliki hal-hal yang tidak ada atau hilang.
3. Ketepatan waktu                                                                                   Ketepatan waktu dari informasi menunjukkan sensivitas informasi terhadap waktu.
4. Relevansi informasi                                                                            Informasi yang relevan merupakan informasi yang dapat digunakan dengan tepat sebagai masukan dalam pengambilan keputusan.
5. Pengurangan ketidakpastian                                                           Suatu informasi yang bagus harus dapat mengurangi atau menghilangkan ketidakpastian dari keputusan yang akan diambil.

D. Nilai Informasi yang berhubungan dengan keputusan

Nilai informasi yang berhubungan dengan pengambilan keputusan dapat didefinisikan sebagai nilai dari perubahan dari tingkah laku keputusan yang disebabkan oleh informasi dikurangi pengorbanan atau biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.

 

E. Umur Informasi

Ada dua tipe data yang disajikan dalam laporan periodik, yaitu:

1. Data kondisi yaitu data yang menggambarkan kondisi pada suatu waktu tertentu, misalkan akhir periode tanggal 31 Desember. Contohnya ialah kondisi persediaan pada tanggal tanggal 31 Desember 1994 yang disajikan di dalam neraca.
2. Data operasi yaitu data yang menggambarkan perubahan selama suatu periode tertentu. Contohnya ialah persediaan yang digunakan selama sebulan.

Interval informasi (i) ialah interval antar laporan. Untuk laporan bulanan interval informasinya ialah satu bulan. Waktu proses (p) atau processing delay merupakan waktu proses antara akhir dari interval informasi dan terbitnya laporan.

Umur informasi dapat dihitung sebagai berikut:

	Informasi Kondisi	Informasi Operasi
Umur informasi maksimum	i + p	1 ½ i + p
Umur informasi rata-rata	½ i + p	i + p
Umur informasi minimum	P	1/2i + p

Sumber: Davis, Gordon B. dan Olson, management Information System, Mc. Graw-Hill Book Co., 1985, hal 223

 

F. Manajemen Sumber Daya Informasi

Manajemen sumber Daya Informasi ( Information Resource Management atau IRM ) merupakan suatu konsep, ide dan suatu perspektif yang mengusulkan untuk memusatkan perhatian pada informasi yang diproduksi oleh suatu sistem manajemen sumber daya informasi dapat didefinisikan sebagai suatu konsep yang menyatakan bahwa informasi adalah sumber daya yang berharga dan harus dikelola seperti sumber daya yang lain yaitu uang, material dan manusia.

Manajemen Sumber Daya Informasi mempunyai tujuan global dan tujuan fundamental. Tujuan global ialah untuk menambah nilai organisasi atau perusahaan melalui sistem informasi manajemen yang bijaksana. Sedangkan tujuan fundamentalnya ialah untuk mendapatkan informasi yang benar bagi pengambil keputusan pada waktu dan bentuk yang tepat.

 

G. Sistem Pelaporan Informasi

Laporan-laporan ini harus dirancang untuk memenuhi beberapa prinsip pelaporan tertentu yaitu antara lain:

1. Laporan-laporan seharusnya dapat menampilkan dengan jelas atau menekankan pada informasi yang penting karena tidak seharusnya seorang pengambil keputusan membuang-buang waktu hanya untuk mencari beberapa informasi penting dari laporan-laporan yang banyak jumlahnya.
2. Laporan-laporan seharusnya dibuat sesederhana mungkin sehingga dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat
3. Rincian pendukung yang bersifat lebih umum harus tersedia, tetapi tidak perlu diberikan sebagai laporan utama.
4. Sistem pelaporan manajerial harus selalu dalam keadaan transisi karena lingkungan berubah secara dinamis
5. Ada beberapa laporan yang harus dibuat formatnya sedemikian sehingga dapat digunakan sebagai pengambilan keputusan.
6. Sistem Informasi harus dibuat agar dapat melaporkan sebab-sebab dari suatu kinerja tertentu.

Pada laporan-laporan manajerial tingkatan operasi dan tingkatan pengawasan, seringkali diperlukan informasi yang rinci. Ada beberapa cara untuk meringkas informasi, yaitu:

1. Agregasi merupakan pengkombinasian sederhana dari informasi yang mempunyai katagori yang sama pada suatu daerah/bagian atau antar daerah/bagian dari suatu sistem atau organisasi.
2. Pemadatan, merupakan bentuk lain dari peringkasan dimana data yang dianggap tidak perlu untuk kepentingan si penerima informasi harus dihilangkan
3. Statistik seringkali diperlukan untuk laporan-laporan bisnis. Data transaksi yang rinci dan banyak jumlahnya dapat diubah menjadi indikator statistik.
4. Deskripsi narasi secara verbal atau tertulis juga merupakan cara untuk meringkas informasi. Laporan verbal merupakan cara yang efisien untuk berkomunikasi, tetapi seringkali terjadi adanya informasi yang kurang tepat dan kurang lengkap jika dilihat dari sudut komunikasi informasi.

Jenis-jenis laporan berdasarkan cara presentasinya:

1. Laporan dalam bentuk deskripsi narasi seringkali digunakan jika infomasi yang harus ditampilkan subyektif dan kualitatif.
2. Pernyataan keuangan merupakan ringkasan dari aktivitas-aktivitas keuangan yang dinyatakan dalam bentuk tabel
3. Laporan dalam bentuk tabel juga digunakan pada laporan-laporan dari dara yang banyak dan membutuhkan gambaran yang jelas mengenai nilai-nilai yang dibandingkan.
4. Gambar merupakan penggambaran dari data yang sangat efektif jika informasi yang dibutuhkan hanya merupakan gambar umum dari data.
5. Grafik merupakan data yang dikonversikan ke dalam bentuk gambar.

Laporan mempunyai bermacam-macam jenis:

1. Laporan Periodik                                                                           Laporan Periodik merupakan laporan yang diberikan pada suatu perioda tertentu yang telah terjadwal. Laporan-laporan tersebut dapat dikeluarkan harian, mingguan, bulanan, triwulanan, tahunan atau periode tertentu lainnya.
2. Laporan Indikator Kunci                                                 Laporan Indikator kunci adalah variasi dari laporan periodik. Laporan ini memberikan statistik dari aspek-aspek kritis tertentu dari suatu operasi pada interval yang pendek agar dapat dilakukan reaksi atau tindakan yang cepat terhadap adanya masalah-masalah atau kecenderungan-kecenderungan yang terjadi.
3. Laporan berdasarkan Panggilan (On-Call Report) Laporan berdasarkan panggilan merupakan laporan yang dapat diminta jika diperlukan. Laporan ini dapat diambil dari bentuk laoran periodik yang ada, hanya saja waktunya tidak sesuai dengan periode laporan.
4. Laporan Khusus                                                                              Laporan ini merupakan laporan yang tidak terjadwal dan biasanya dibuat jika organisasi menghadapi suatu permasalahan yang tidak terduga.
5. Laporan Penyimpangan (Exception Reports)                                                                                                Prinsip laporan penyimpangan ini ialah informasi-informasi yang akan menjadi perhatian pengambil keputusan saja yang akan dilaporkan.

TUGAS KOMPONEN SIM

Pertanyaan Tugas Komponen SIM.

1. Anggaplah Anda akan ditugaskan oleh pimpinan membeli sebuah komputer untuk unit kerja anda. Sebelum anda membeli informasi apa saja yang perlu anda kumpulkan? Beri alasan ringkas.

2. Kasir di unit Anda mengalami kesulitan pencatatan keuangan yang diterimanaya setiap hari dari masyarakat. Setelah anda amati ternyata sang kasir kurang memahami pencatatan keuangan, terutama tentang debet/kredit dan jurnal. Ia minta bantuan pada anda untuk mencarikan softwarenya dan pimpinan menyetujui. Komputer yang ia miliki hanya P3, 128 MB, HD 60GB, printer buble Jet. Bantulah ia dan tentukan spesifikasi software yang mampu menangani tugas kasir. Beri alasan kenapa anda merekomendasikan spesifikasi tersebut.

3. Suatu saat anda diminta oleh pimpinan mencari sebuah software yang mampu menangani kebutuhan informasi tentang jalan raya. Informasi apa yang anda butuhkan sebelum anda mencari (membeli atau membuat) software tersebut? Kenapa demikian?

4. Komputer di unit anda karena suatu sebab harddisknya rusak. Pimpinan minta untuk membeli harddisk baru. Untuk pekerjaan tersebut informasi apa yang anda perlukan? Buat dengan lengkap dalam satu bentuk tabel. Sebagai alat bantu anda pergilah ke toko komputer/atau lihat pameran komputer, carilah informasi minimal dari tiga tempat.

 

 

JAWABAN TUGAS

KOMPONEN SIM MODUL 3

 

1. Informasi yang akan dikumpulkan :

a. Peruntukkan komputer

Mencari tahu informasi untuk apa komputer tersebut digunakan

1. Bila akan dipergunakan untuk menangani pekerjaan yang rumit, perlu ketelitian dan keluaran grafis yang baik, memerlukan koneksi jaringan ke tempat tertentu maka kami akan merekomendasikan komputer dengan spesifikasi tinggi, kapasitas memori besar, VGA card dan monitor yang mempunyai resolusi tinggi dengan detail grafis cukup, processor dengan kemampuan untuk menangani banyak pekerjaan sekaligus dan kemampuan berkomunikasi melalui jaringan lokal serta internet. Serta aplikasi-aplikasi atau software yang mampu menangani kebutuhan tersebut. Dilengkapi dengan perangkat output (terutama printer) yang memiliki kemampuan cetak dan detail tinggi.
2. Misal, seorang konsultan perencana dalam bidang konstruksi yang menggunakan program SAP untuk perhitungan struktur gedung harus menggunakan komputer minimal processor pentium IV, harddisk 40 GB dan memori 256.
3. Bila dipergunakan untuk administrasi kantor yang menangani pengetikan dan surat menyurat biasa maka kami merekomendasikan komputer yang sederhana baik spesifikasi maupun software yang digunakan juga alat cetak (printer) sederhana.

b. Siapa yang akan menggunakan komputer tersebut.

Mencari informasi seberapa besar pemahaman orang tersebut terhadap teknologi komputer dan suasana yang dia inginkan

1. Bila yang mempergunakan adalah seorang manajer yang memiliki sedikit pemahaman tentang komputer tapi memiliki kesibukan kerja tinggi maka direkomendasikan komputer yang sederhana tapi memiliki kemampuan cukup baik. Jika dia membutuhkan ketenangan dan konsentrasi kerja tinggi maka printer yang digunakan sebisanya yang tidak mengeluarkan suara berisik.
2. Bila yang akan mempergunakan adalah manajer atau tenaga teknis yang memiliki pemahaman yang cukup baik tentang komputer dan program-programnya maka direkomendasikan komputer berkemampuan baik yang sesuai dengan keperluan atau teknis penggunaannya. Seorang tenaga arsitek tentu memerlukan komputer yang mampu melakukan tampilan dan kecermatan detail dan grafis yang baik dengan alat cetak berwarna dan kemampuan cetak dan grafis yang baik pula.

2. Spesifikasi software yang direkomendasikan yaitu :

1. Software yang mampu beroperasi dengan performa komputer dengan spesifikasi Pentium III, 128 MB, HD 60GB, printer Buble Jet.
2. Software harus mampu melaksanakan perhitungan yang teliti, tepat dan cepat.
3. Software harus memiliki aplikasi akuntansi yang baik dengan input yang sederhana serta dapat dipahami dengan mudah oleh pengguna (kasir). Karena kasir tidak memiliki kemampuan pencatatan keuangan yang baik, terutama tentang debet/kredit dan jurnal.

3. Informasi yang diperlukan untuk membuat/mencari software yang mampu menangani  tentang informasi jalan raya yaitu :

• Siapa yang akan menggunakan / menjalankan software tersebut
  data tersebut diperlukan karena kebutuhan orang akan informasi berbeda-beda. Kebutuhan informasi seorang manajer akan berbeda dengan arsitek / perancang jalan, berbeda pula dengan seorang teknisi / pelaksana, sehingga harus disesuaikan bagi siapa software diperuntukkan.
• Kemampuan / spesifikasi komputer yang akan menjalankannya komputer dengan spesifikasi sederhana; kapasitas Harddisk kecil; RAM yang tidak terlalu besar; kecepatan baca rendah, tidak akan maksimal menjalankan software yang kompleks dan memerlukan beberapa aplikasi tambahan. Sehingga harus disesuaikan antara software yang akan digunakan dan kemampuan/spesifikasi komputer yang dimiliki.
• Berapa besar data / informasi yang diolah dan akan ditampilkan penggunaan data yang relatif besar tentu akan memerlukan spesifikasi komputer yang tinggi dan lengkap. Begitu juga dengan output, semakin detail dan tinggi kualitas output yang akan dihasilkan tentu memerlukan perangkat pendukung (printer dll) yang berkemampuan tinggi dan detail grafis yang baik.

4. Data Harga dan Spesifikasi Harddisk yang didapat dari tiga toko berbeda di Plaza Jl. A. Yani dan Bandung Electronic Centre pada Sabtu , 12 September 2008 yaitu :

- Dhamman Computer Bandung Electronic Centre, lantai 3

- Computer Corner Plaza Jl. A. Yani Lantai 1 Blok O-3

- Van’s Komputer Plaza Jl. A. Yani Lantai 1 Blok H-1

( spesifikasi dan harga pada table berikut )

Spesifikasi dan Harga Hard Disk Di Dhamman Computer

No.	Merk	Kapasitas	Performa	Harga
1.	Maxtor Diamond Max 20	80 Gb	- Type Sata 300 - Kecepatan Putaran 7200 rpm - Kecepatan Transfer Data 300 Mbps - Berat 0,58 Kg - Ukuran 10,2 cm x 14,7 cm x 2 cm - Garansi 3 Tahun	Rp. 435.000,-
2.	Seagate Baracuda	80 Gb	- Type Sata - Kecepatan Putaran 7200 rpm - Kecepatan Transfer Data 800 Mbps - Ukuran 3,5 Inch - Garansi 3 Tahun	Rp. 475.000,-
2.	Seagate Baracuda	320 Gb	- Type Sata - Kecepatan Putaran 7200 rpm - Kecepatan Transfer Data 3 Gbps - Ukuran 3,5 Inch - Garansi 3 Tahun	Rp.715.000,-

Spesifikasi dan Harga Hard Disk Di Van’s Computer

No.	Merk	Kapasitas	Performa	Harga
1.	Maxtor Diamond Max 20	80 Gb	- Type Sata 300 - Kecepatan Putaran 7200 rpm - Kecepatan Transfer Data 300 Mbps - Berat 0,58 Kg - Ukuran 10,2 cm x 14,7 cm x 2 cm - Garansi 3 Tahun	Rp. 435.000,-
2.	Seagate Baracuda	80 Gb	- Type Sata - Kecepatan Putaran 7200 rpm - Kecepatan Transfer Data 800 Mbps - Ukuran 3,5 Inch - Garansi 3 Tahun	Rp. 480.000,-
2.	Seagate Baracuda	320 Gb	- Type Sata - Kecepatan Putaran 7200 rpm - Kecepatan Transfer Data 3 Gbps - Ukuran 3,5 Inch - Garansi 3 Tahun	Rp. 855.000,-

Spesifikasi dan Harga Hard Disk Di Central Utama Computer

No.	Merk	Kapasitas	Performa	Harga
1.	Maxtor Diamond Max 20	80 Gb	- Type Sata 300 - Kecepatan Putaran 7200 rpm - Kecepatan Transfer Data 300 Mbps - Berat 0,58 Kg - Ukuran 10,2 cm x 14,7 cm x 2 cm - Garansi 3 Tahun	Rp. 415.000,-
2.	Seagate Baracuda	80 Gb	- Type Sata - Kecepatan Putaran 7200 rpm - Kecepatan Transfer Data 800 Mbps - Ukuran 3,5 Inch - Garansi 3 Tahun	Rp. 460.000,-
2.	Seagate Baracuda	320 Gb	- Type Sata - Kecepatan Putaran 7200 rpm - Kecepatan Transfer Data 3 Gbps - Ukuran 3,5 Inch - Garansi 3 Tahun	Rp. 715.000,-

Daftar Harga (Price List) di Ketiga Toko Komputer